Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc, cách tính và biểu mẫu

Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân viên cần thiết để đáp ứng mục tiêu kinh doanh và duy trì hiệu quả vận hành. Thiếu nhân lực có thể làm gián đoạn công việc, trong khi bố trí dư thừa dễ làm tăng chi phí và lãng phí nguồn lực. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nhân sự dựa trên khối lượng công việc, năng suất và kế hoạch phát triển. Bài viết dưới đây trình bày các nguyên tắc, cách tính, quy trình thực hiện và mẫu định biên nhân sự để doanh nghiệp tham khảo.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng nhân viên, cơ cấu vị trí và năng lực cần thiết cho từng phòng ban hoặc toàn doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định, dựa trên mục tiêu kinh doanh, khối lượng công việc, năng suất lao động và ngân sách. Kết quả định biên giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu nhân lực, phân bổ nguồn lực và lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo hoặc điều chuyển phù hợp.

3 nguyên tắc định biên nhân sự

Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm công việc, năng suất lao động và mục tiêu hoạt động để xác định nhu cầu nhân lực. Ba nguyên tắc dưới đây giúp việc định biên sát với thực tế và hạn chế tình trạng thiếu hoặc dư nhân sự.

Nguyên tắc tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc tỷ lệ tương quan xem xét mối quan hệ giữa quy mô nhân sự với doanh thu, sản lượng, số lượng khách hàng và cơ cấu tổ chức. Khi hoạt động kinh doanh mở rộng, doanh nghiệp có thể cần thêm nhân viên, nhưng mức tăng nhân sự không nhất thiết bằng mức tăng doanh thu nếu năng suất được cải thiện. Doanh nghiệp cũng cần cân đối giữa nhân sự trực tiếp tạo ra giá trị, nhân sự hỗ trợ, cấp quản lý và ngân sách tiền lương để duy trì cơ cấu phù hợp.

Nguyên tắc định mức lao động

Nguyên tắc định mức lao động xác định khối lượng công việc mà một nhân viên có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Chẳng hạn, bộ phận vận hành có thể dựa trên số hồ sơ xử lý mỗi tháng, còn bộ phận kinh doanh căn cứ vào chỉ tiêu doanh số hoặc số khách hàng mới. Định mức cần phản ánh năng suất thực tế, độ phức tạp của nhiệm vụ và yêu cầu chất lượng để bảo đảm số lượng nhân sự được tính toán phù hợp.

Nguyên tắc tần suất và thời lượng công việc

Nguyên tắc này xác định nhu cầu nhân lực dựa trên tần suất thực hiện và thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ. Những công việc phát sinh thường xuyên, kéo dài hoặc cần xử lý liên tục có thể đòi hỏi nhiều nguồn lực hơn các nhiệm vụ không diễn ra thường xuyên. Doanh nghiệp nên thống kê thời gian thực hiện, thời gian phối hợp và các công việc phát sinh để ước tính tổng giờ công cần thiết, từ đó phân bổ nhân sự phù hợp với nhu cầu vận hành.

Cách tính định biên nhân sự

Doanh nghiệp có thể tính định biên theo khối lượng công việc, biến động doanh thu hoặc nhu cầu bố trí nhân viên theo ca. Mỗi phương pháp phù hợp với một nhóm hoạt động khác nhau; kết quả cần được đối chiếu với dữ liệu thực tế và ngân sách trước khi phê duyệt.

Tính theo khối lượng công việc và định mức lao động

Phương pháp này phù hợp với các bộ phận có khối lượng công việc và năng suất đo lường được, chẳng hạn sản xuất, xử lý hồ sơ, chăm sóc khách hàng hoặc vận hành.

Công thức:

Ví dụ: Bộ phận vận hành cần xử lý 6.000 hồ sơ mỗi tháng. Một nhân viên xử lý được trung bình 400 hồ sơ/tháng.

Số nhân sự cần thiết = 6.000 / 400 = 15 người.

Kết quả trên là mức ước tính ban đầu. Doanh nghiệp cần kiểm tra định mức đã tính đến thời gian nghỉ, đào tạo, họp và các công việc phát sinh hay chưa. Nếu chưa, cần điều chỉnh năng suất thực tế hoặc bổ sung phần thời gian còn thiếu trước khi chốt định biên.

Với công việc có nhiều nhóm nhiệm vụ và thời lượng khác nhau, doanh nghiệp có thể tính theo tổng giờ công:

Trong đó, tổng giờ công cần thiết được tính từ khối lượng và thời gian hoàn thành từng loại công việc. Hệ số hiệu suất phản ánh tỷ lệ thời gian làm việc thực tế dành cho các nhiệm vụ được tính toán, cần được xác định dựa trên dữ liệu vận hành.

Tính theo tỷ lệ biến động doanh thu

Phương pháp này giúp ước tính nhu cầu nhân sự khi doanh nghiệp dự kiến tăng trưởng hoặc thu hẹp hoạt động. Công thức phù hợp để tham khảo khi đã xác định được mối quan hệ giữa doanh thu và nhu cầu lao động.

Công thức:

Trong đó, hệ số co giãn nhân sự thể hiện mức độ thay đổi nhu cầu nhân lực tương ứng với biến động doanh thu, được ước tính từ dữ liệu lịch sử hoặc kế hoạch vận hành.

Ví dụ: Doanh nghiệp có 20 nhân viên, dự kiến doanh thu tăng 20% và sử dụng hệ số co giãn nhân sự giả định là 0,5.

Số nhân sự dự kiến = 20 × (1 + 20% × 0,5) = 22 người.

Kết quả chỉ mang tính ước tính. Doanh nghiệp cần xác định hệ số co giãn phù hợp với đặc điểm ngành, năng suất, mức độ tự động hóa và khả năng mở rộng hoạt động; không nên áp dụng một hệ số chung cho mọi trường hợp.

Tính định biên nhân sự làm việc theo ca

Phương pháp này phù hợp với các đơn vị cần duy trì nhân sự trong nhiều ca hoặc hoạt động liên tục. Ngoài số người tối thiểu mỗi ca, doanh nghiệp cần tính đến ngày nghỉ và nhu cầu bố trí người thay thế.

Công thức:

Có thể ước tính hệ số bù trừ theo công thức:

Ví dụ: Một bộ phận cần 2 người/ca, vận hành 3 ca/ngày. Giả sử mỗi nhân viên có 88 ngày nghỉ trong năm:

• Số ngày làm việc thực tế: 365 − 88 = 277 ngày.
• Hệ số bù trừ: 365 / 277 ≈ 1,32.
• Số nhân sự cần bố trí: 2 × 3 × 1,32 = 7,92, làm tròn lên thành 8 người.

Đây là mức ước tính ban đầu. Doanh nghiệp cần kiểm tra lịch ca, thời lượng làm việc, ngày nghỉ và nhu cầu thay thế khi nhân viên vắng mặt để xác định số lượng phù hợp.

Mẫu định biên nhân sự dành cho doanh nghiệp

Bảng định biên nhân sự mẫu giúp doanh nghiệp tổng hợp nhu cầu theo từng phòng ban, đối chiếu với số lượng nhân viên hiện có và đề xuất phương án xử lý chênh lệch. Mẫu dưới đây gồm các thông tin chính để theo dõi căn cứ định biên, nhu cầu dự kiến và số lượng nhân sự đề xuất.

Phòng ban	Vị trí công việc	Nhân sự hiện có	Nhu cầu dự kiến	Định biên đề xuất	Chênh lệch so với hiện có	Căn cứ định biên	Phương án xử lý
Kinh doanh	Nhân viên kinh doanh	10	15	13	+3	Chỉ tiêu doanh số, số lượng khách hàng	Ưu tiên tuyển bổ sung 3 người
Marketing	Chuyên viên Marketing	4	5	5	+1	Kế hoạch chiến dịch, khối lượng nội dung	Đề xuất tuyển thêm 1 người
Nhân sự	Chuyên viên tuyển dụng	3	3	3	0	Kế hoạch tuyển dụng, số vị trí cần tuyển	Duy trì hiện trạng
Kế toán	Kế toán viên	4	3	3	-1	Khối lượng chứng từ, mức độ tự động hóa	Rà soát phân công và điều chuyển
Tổng cộng		21	26	24	+3		Xem xét theo mức độ ưu tiên và ngân sách

Lưu ý: Số liệu trong bảng chỉ nhằm minh họa cách điền biểu mẫu, không phải định mức chuẩn cho mọi doanh nghiệp.

Trong bảng, nhu cầu dự kiến là số nhân sự cần thiết theo khối lượng công việc và kế hoạch hoạt động; định biên đề xuất là số lượng được kiến nghị sau khi cân nhắc mức độ ưu tiên, nguồn lực nội bộ và ngân sách. Chênh lệch so với hiện có được tính bằng định biên đề xuất trừ số nhân sự hiện tại. Doanh nghiệp nên cập nhật các trường thông tin theo kỳ kế hoạch và trình cấp có thẩm quyền xem xét trước khi triển khai.

Quy trình xây dựng định biên nhân sự dành cho doanh nghiệp

Quy trình định biên nhân sự cần gắn với kế hoạch kinh doanh và tình hình vận hành thực tế. Doanh nghiệp có thể triển khai theo năm bước để xác định nhu cầu, đánh giá nguồn lực hiện có và xây dựng phương án phù hợp.

Bước 1: Dự báo nhu cầu nhân sự

Bộ phận nhân sự phối hợp với quản lý các phòng ban phân tích mục tiêu kinh doanh, kế hoạch doanh thu, sản lượng, dự án mới và khối lượng công việc dự kiến. Từ dữ liệu này, doanh nghiệp xác định những vị trí cần duy trì, bổ sung hoặc thay đổi yêu cầu năng lực. Nhu cầu nên được tính theo từng phòng ban và chức danh để bảo đảm kế hoạch sát với thực tế.

Bước 2: Phân tích thực trạng nhân sự

Doanh nghiệp thống kê số nhân viên hiện có, chức danh, năng lực, năng suất và tình hình biến động nhân sự. Quản lý bộ phận cần đánh giá khối lượng công việc thực tế, mức độ quá tải, các nhiệm vụ trùng lặp và khả năng cải thiện hiệu suất. Kết quả phân tích giúp xác định nguồn lực hiện tại có đáp ứng được nhu cầu dự kiến hay không.

Bước 3: Xác định chênh lệch và phương án điều chỉnh

Sau khi so sánh nhu cầu dự kiến với thực trạng, doanh nghiệp xác định vị trí thiếu người, dư người hoặc chưa phù hợp về năng lực. Trước khi đề xuất tuyển mới hay giảm nhân sự, cần xem xét khả năng phân công lại công việc, đào tạo, điều chuyển nội bộ và cải tiến quy trình. Cách làm này giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và hạn chế quyết định chỉ dựa trên số lượng nhân viên.

Bước 4: Lập kế hoạch nhân sự và ngân sách

Căn cứ vào chênh lệch đã xác định, doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, điều chuyển và phân bổ nhân sự theo thời gian. Kế hoạch cần nêu rõ số lượng cần bổ sung, vị trí ưu tiên, thời điểm thực hiện, chi phí dự kiến và người chịu trách nhiệm. Phương án định biên cần được đối chiếu với ngân sách tiền lương trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh định kỳ

Sau khi áp dụng, doanh nghiệp theo dõi mức độ hoàn thành công việc, năng suất, chi phí nhân sự và tình trạng quá tải của từng bộ phận. Nếu kết quả thực tế khác đáng kể so với dự báo, cần kiểm tra lại định mức, khối lượng công việc và các giả định trong tính toán. Định biên nên được cập nhật khi mục tiêu kinh doanh, quy trình, công nghệ hoặc cơ cấu tổ chức thay đổi.

Cần lưu ý những gì khi định biên nhân sự?

Để kết quả định biên phản ánh đúng nhu cầu thực tế, doanh nghiệp cần chú ý đến chất lượng dữ liệu, đặc điểm từng vị trí và khả năng thay đổi của hoạt động kinh doanh.

• Sử dụng dữ liệu đáng tin cậy: Khối lượng công việc, năng suất và thời gian hoàn thành cần được ghi nhận từ hoạt động thực tế. Dữ liệu thiếu hoặc lỗi thời có thể khiến doanh nghiệp dự báo sai nhu cầu nhân lực.
• Không áp dụng một tỷ lệ cho mọi phòng ban: Công việc của bộ phận kinh doanh, vận hành, kế toán và nhân sự có đặc điểm khác nhau. Mỗi bộ phận cần phương pháp tính phù hợp với nhiệm vụ và kết quả đầu ra.
• Xem xét năng lực bên cạnh số lượng: Hai phòng ban có cùng số nhân viên vẫn có thể tạo ra kết quả khác nhau do khác biệt về kỹ năng, kinh nghiệm, quy trình và công cụ hỗ trợ.
• Cân đối nhu cầu với ngân sách: Nếu nhu cầu vượt ngân sách, doanh nghiệp nên xác định vị trí ưu tiên và lộ trình bổ sung theo từng giai đoạn.
• Rà soát định kỳ: Cần cập nhật định biên khi doanh nghiệp mở rộng, thu hẹp, ứng dụng công nghệ hoặc điều chỉnh quy trình để bảo đảm số lượng nhân sự phù hợp với tình hình thực tế.

Kết luận

Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu nhân lực, phân bổ công việc hợp lý và kiểm soát chi phí vận hành. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính phù hợp, sử dụng dữ liệu thực tế và rà soát định kỳ để điều chỉnh kịp thời. Tham khảo thêm các nội dung hữu ích về ngành nhân sự tại Link Talent.

Một số câu hỏi thường gặp

Định biên nhân sự được tính như thế nào?

Doanh nghiệp có thể tính định biên theo khối lượng công việc, định mức năng suất, biến động doanh thu hoặc yêu cầu bố trí nhân viên theo ca. Việc lựa chọn công thức phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động và dữ liệu hiện có. Sau khi tính toán, cần đối chiếu kết quả với tình hình thực tế và ngân sách trước khi phê duyệt.

Biểu mẫu định biên nhân sự cần có những thông tin gì?

Một bảng định biên nhân sự thường có phòng ban, vị trí công việc, số nhân viên hiện có, nhu cầu dự kiến, định biên đề xuất, chênh lệch, căn cứ xác định nhu cầu và phương án xử lý. Doanh nghiệp có thể bổ sung kỳ kế hoạch, người lập, người phê duyệt và thời gian áp dụng để thuận tiện theo dõi.

Định biên nhân sự khác gì với kế hoạch tuyển dụng?

Định biên nhân sự xác định số lượng, cơ cấu vị trí và nhu cầu nhân lực cần thiết để đáp ứng kế hoạch hoạt động. Kế hoạch tuyển dụng sử dụng kết quả định biên kết hợp với số nhân viên hiện có để xác định vị trí cần tuyển, số lượng cần bổ sung, thời điểm tuyển và nguồn lực thực hiện.

Khi nào doanh nghiệp cần điều chỉnh định biên nhân sự?

Doanh nghiệp nên rà soát định biên khi mục tiêu kinh doanh thay đổi, khối lượng công việc tăng hoặc giảm đáng kể, cơ cấu tổ chức được điều chỉnh, công nghệ làm thay đổi năng suất hoặc tình trạng quá tải kéo dài. Việc cập nhật định kỳ cũng giúp kiểm tra độ chính xác của các giả định và định mức đã sử dụng.